1. המלצות
המלצות הובלת משרד הכתובות על גבי מסמך רשמי קונקרטית לגבי שירותי הובלת משרד שנעשה בחברה עם שם המשרד הספציפי, שם וטלפון של הממליץ והתאריך שבו נעשתה הובלת המשרד.
ככל שנקבל יותר המלצות בזמנים מהעבר הלא רחוק ובהפרשי זמן תכופים כך הרושם שיתקבל יהיה יותר טוב ולכן זה האינטרס של המוביל להראות לנו המלצות, אם הוא מתחמק מלתת את אחד מהפרטים הנ"ל (כגון מס' טלפון או שם הנציג הממליץ במשרד) זה ידליק נורה אדומה.
2.רשיון מוביל
רישיון מוביל בתוקף חשוב ביותר, להלן ציטוט כפי שנכתב באתר משרד התחבורה והבטיחות בדרכים:
"תאונות קורות" אומר הפתגם האחד "זה יכול לקרות לכל אחד" אומר הפתגם השני ובכן, מיותר לציין כמה תאונת דרכים יכולה להזיק במהלך העברת משרד, הסטטיסטיקה הבאה שנערכה מטעם האגף לבטיחות בדרכים מדברת בעד עצמה, אם זה לא מספיק משכנע אני לא יודע מה כן...
"במטרה להגביר את הבטיחות בהפעלת רכב מסחרי בעת מתן שירותי הובלה ולהגן על הצרכן ועל איכות הסביבה, חוקקה הכנסת חוק הקרוי חוק שירותי הובלה התשנ"ז 1997 תקנות להפעלת חוק זה נכנסו לתוקף ביום 29 באוגוסט 2001, עד לחוק זה משאיות המאורגנות ונמצאות בפיקוח של קצין בטיחות בתעבורה היו מעורבות ב-16% מהתאונות הקטלניות בלבד ואילו המשאיות שאינן בפיקוח קצין בטיחות בתעבורה מהוות 84% מכלל התאונות הקטלניות של משאיות".
פרטים חשובים (ומעניינים) נוספים בקישור לדף באתר משרד התחבורה המסביר אודות החשיבות והנחיצות ברישיון מוביל בתוקף והצורך הקריטי בקצין בטיחות בהובלות משרדים כמו בחברת אחים יששכר.
3.ביטוח
ביטוח הובלות המשרדים חייב להיות כולל נזקים בסכום 6 ספרתי לפחות, כולל נזק מצד שלישי מכל ההיבטים האפשריים כולל תאונות, נזקי טבע, כח עליון, פעולות איבה ונזקי מצב מלחמה (מניסיוננו הרב בכל חלקי הארץ דרישה כזאת אינה מופרזת) כמו כן בירור סכום ההשתתפות העצמי בהפעלת מקרב ביטוח ההובלה ודרישה לראות פוליסה ולא להסתפק במה שכתוב, כן שוב, לא להתעצל, מדובר בסכום גבוה, זה רק לטובתכם.
4. הצעת מחיר מפורטת
הצעת מחיר לשירותי הובלת משרד מפורטת ככל הניתן הכוללת את כל הסעיפים ההתייחסויות והתחשבות להוצ' חריגות* להוצ' בלתי צפויות** ולהוצ' כלפי צד שלישי***
*הוצאות הובלות משרדים חריגות מתחלקות לשתיים: הראשונה - חריגה של המוביל כגון התעכבויות בלו"ז איחור, נזקים, אי עמידה בזמנים, שביתת\עיצומי עובדי החברה וכו' והשנייה - חריגה של המשרד\חברה כגון אי מוכנות המשרדים או דחית זמן מעבר בהתראה קצרה שינוי כתובת ההובלה הוספת פריטים עיכוב בקבלת מפתח למשרד החדש וכו'.
**הוצאות בלתי צפויות כוללות מקרים שבהם יש הפסדי זמן וכסף בעיקר בשל התעכבויות הקשורות לצד שלישי וקשה לצפותם מראש כגון: סגירת כביש בגלל חפץ חשוד, קלקול במעלית בבניין המשרדים, הפסקת חשמל אזורית, מצב חרום\אסון לאומי, קלקול במשאית וכו'.
***הוצאות כלפי החברה בעלת הנכס או המשכירה הנכנסת במקום היוצאת (להלן צד שלישי) במקרה ובשל עיכוב הפינוי תיחשף החברה היוצאת לתביעות בשל הפרת חוזה מול הצד השלישי או אי עמידה בלו"ז שנקבע או עיכוב החברה הנכנסת במקומה שיגרור לעיתים תביעות מול צד רביעי שיתעכב בעצמו וכן הלאה, מדובר בנזק מצטבר שעלול להביא להוצאה כספית בלתי נתפסת, לכן בלי קשר לניסוח הצעת המחיר להובלת המשרד יש לקחת מרווח ביטחון בכל הקשור בהתחייבויות שלי בין בלו"ז ובין במצב המבנה\ריהוט\התשתית שהושארה במקום בעקבות פגיעה או נזק ע"י מי מבעלי המקצוע במקום.
