במבט ראשון העברת משרד קטן לא נחשבת כמשהו מסובך יתר על המידה, אך צריך לתת את הדעת שבכל זאת יש כמה דברים העלולים להשתבש ולגרום לבעיות ונזקים לרכושנו וכמובן הרבה אי נעימות ועוגמת נפש. אז אם ברצונכם לעשות העברת משרדים נוחה וקלה, בואו נתחיל לעבור על כמה טיפים ודברים עקרוניים לפני ביצוע ההעברה, היכולים לעזור מאוד.
הבעיות בענף ההובלות:
העברת משרדים הוא ענף הסובל מתחלופה רבה הן של עובדים הן של מובילים.
אין גוף שמפקח על הרמה של השירות ואין תקנים או נהלים שהמובילים צריכים לעמוד בהם.
המחירים להובלות משרדים ודירות אינם אחידים ואין כללים איך לתמחר את ההובלה.
ישנם הרבה חברות הובלה קטנות "של משאית אחת" אין בפני מי למחות או להעיר.
אחוז גבוה של נזקים ותקלות הוא חלק אינטגרלי משגרת המקצוע של העברת משרדים.
קווים מנחים לבחירת השירות:
כשמחליטים על מעבר משרד חייבים להתכונן לפחות 3 חודשים לפני ההעברה ולהיערך בהתאם.
מנהל פרויקט ההעברה צריך להסביר לכם מה עליכם לעשות, מה מצריך מנוף, איך אורזים וכו'.
בקשו מספר הצעות מחיר, התעקשו לקבל הצעה מפורטת על כל שלב ועל כל שירות בנפרד.
אל תהיו שפני ניסיונות, גם אם חברת ההובלות מצטיירת כהוגנת אל תלכו אחרי הלב, הפעילו את הראש.
בחרו אך ורק בחברה עם המלצות מוכחות של העברת משרדים בסדר גודל דומה למשרד שלכם.
הודיעו לכל העובדים על תהליך העברת המשרדים שתפו אותם וקבלו מהם פידבקים.
וודאו שיש במשרדים החדשים תשתית מתאימה של תקשורת וחשמל טופס 4 מעליות עובדות וכו'.
ביום העברת משרד עצמו וודאו שחניות המשאיות פנויות וזמינות והמעליות יעמדו בלעדית לשירותכם.
מעבר על הצעת מחיר
לעיתים העברת משרדים במרכז מתומחרת לפי שעות עבודה או כמות משאיות וכו' אל תכנסו לפינה הזאת בקשו הצעת מחיר גלובאלית להעברת המשרדים הכוללת את כל ההוצאות כוללת את ההוצאות הבלתי צפויות שהמוביל אמור לספוג, לדוגמא אם התכולה לא נכנסת במשאית אחת ויש צורך במשאית שנייה זה לא אמור לצאת מכספיכם, או אם ההערכה היא 50 שעות עבודה וזה התמשך 70 שעות זו מייקר את ההעברה בצורה לא הוגנת כלפיכם.
תראו שכל השירותים הנלווים להובלות המשרדים מקבלים התייחסות בכתב כגון שירותי מנוף, שירותי אריזה, פירוק והרכבת רהיטים, השכרת ציוד מיוחד או החכרת ציוד שינוע, שימוש בחברת קבלן, אספקת חומרי אריזה, ועלות כיסוי הביטוח כולל מה ההשתתפות העצמית במקרה וקרה נזק בתהליך העברת המשרדים.
5 דגשים על אריזת החפצים:
לכתוב על כל קרטון מה בדיוק יש בתוכו , לאיזה קומה \ משרד הוא שייך ולאיזה מחלקה [שם העובד\האורז\העמדה וכו'].
הסבל צריכים לקבל הנחייה לפני תחילת העברת המשרד היכן להניח כל קרטון בזמן הפריקה כדי שדברים לא ילכו לאיבוד.
ניירת משרדים כבדה מאוד לכן יש לבחור בקרטונים משרדיים קטנים בעלי דופן כפולה ולמלא כל קרטון עד אפס מקום.
חפצים שבירים במשרד חייבים להיעטף בניילון בועות או שברי קלקר אותם תקבלו מהמוביל ולרשום שביר על הארגז.
כל קרטון יכיל את כל הרכיבים של אותו המכלול, לדוגמא קרטון למחשב יכלול מקלדת, עכבר, דיסקים, כבלים, מחברים וכו'.
המלצה היא השיטה הישנה והבטוחה
תנו לאנשים אחרים להגיד מה דעתם ולא את בעל האינטרס (יהללך זר ולא פיך). לכן יש צורך בקבלת כמה המלצות ממשרדים שונים על המוביל. חברת האחים יששכר מתמחה בהעברת משרדים בתל אביב והמרכז ומקבלת מכתבי הערכה באופן שוטף. להלן רק כמה המלצות לדוגמא:
העברת משרדים המלצה של משרדי הלמן אלדובי - בית השקעות
המלצת העברת משרדי חברת ננו דיימנשן (המשרדים) - מחקר ופיתוח
הוקרה על העברת בנק ירושלים - העברת המשרדים לקריית שדה התעופה
כל ההמלצות על משרדים וחברות, בדף ההמלצות המלא
פרצה קוראת לגנב
דברים נוטים להיעלם... בנוסף לאנשי המקצוע העובדים אתכם במשרדים, ישנם לפתע במשרד סבלים וכל מיני בעלי מקצוע שאינכם רואים כל יום ואינכם תמיד יודעים מי הם ומה תפקידם.אל תשכחו שיש הרבה תנועה הרבה ארגזים ובמיוחד כשיש העברת משרדים גדולים מרובי עובדים ועמדות איוש ולכל אחד החפצים שלו, מספיק שהסבל שם את המסמכים שלך בקרטון של עמיתך לעבודה זה עלול להביא לאי סדר במקרה הטוב וגניבה או זריקה של החפצים במקרה הרע.
דברים יקרי ערך קורצים לגנב, ולכן יש לקחת אותם עצמאית ולא להעמיד בפיתוי חדי עין וזריזי ידיים.
ישנם מקרים בהעברת משרדים שאחד הנהגים עצר "להפסקה" והוריד כמה חפצים בדרך .. (לפעמים בשיתוף הסבלים ובדרך כלל בלי ידיעת בעל החברה עצמו) כדאי מאוד לומר למוביל שאתם רוצים לשלוח רכב מלווה עם המשאית לכל מקרה.
יחד עם זאת אל תשכחו, להיות סבל בחברת הובלות אינו קל, זו עבודה סיזיפית ולא יציבה תעסוקתית. ובסך הכל הסבלים עושים את עבודתם נאמנה, לא כדאי להשמיץ ענף שלם בשביל מקרים בודדים.
השתדלו לא להפריע בשאלות ובקשות או לעמוד באמצע המעבר, כל דבר שתצטרכו הפנו אל ראש הצוות, במהלך העברת המשרדים הציעו לעובדים שתיה חמה או מים קרים והתייחסו אליהם כפי שתרצו שיתייחסו אליכם.
התמקצעות ושיפור תמידי
חברת ההובלות האחים יששכר כל הזמן משתפרת בשירות ובמקצועיות, במקביל להתפתחות ולשינויים התמידיים בענף ההובלות לעסקים. כאשר מעבירים חברות וארגונים גדולים ישנם אתגרים רבים.
חלקם בצד הטכני והלוגיסטי וחלקם בניהול פרויקט מורכב הכולל אינטרסים משותפים ומנוגדים בין בעלי המקצוע השונים, בין ביצוע ההובלה לשגרת העבודה של השכנים ובין הלקוח עצמו לחברה. אחד מן הפרויקטים הכי מאתגרים הוא הובלת חברות הייטק.
התמקדות בהובלות חברות הייטק
חברות הייטק הן בעלות סדר יום עבודה מאסיבי מרובה ימים ושעות. הסטנדרטים של חברות עתירות ידע המשווקות את העסק ברחבי תבל ובמיוחד לעולם המערבי המתקדם ביותר, הינם סטנדרטים בינלאומיים מחמירים ע"פ כל קנה מידה איכותי ותובעני הקיים במערב אירופה ובארה"ב. לכן גם שיטות העבודה, הספקים, ההובלות ואיכות השירות הנהוג בתוך חברות ההייטק עצמן הן זהות למצופה מכל חברה משיקה עם קשרי מסחר או שירות. החל מספק חומר הגלם ועד ספקי הקבלן השונים.
הצורך במהירות
זמן זה כסף - בין הדרישות החשובות ביותר היא צמצום זמן השהית העבודה למינימום האפשרי. כמו בחברות ההייטק השונות מעבר לים, גם החברות בארץ למדו שיטות לייעול הזמן הנלמדות בתיאוריה ומיישמות אותן הלכה למעשה בכל רובד בחברה, כמו גם שיטות יצירתיות לחסוך משאבי זמן ולצמצם בזבוז רגעים לא מנוצלים לפריון עבודה.
לכן, השיטה הרווחת היא לתת לחברת ההובלות לעבוד בימי מנוחה של החברה - בדרך כלל מיום חמישי מאוחר בערב עד יום ראשון מוקדם בבוקר צריכה להסתיים כל הובלת החברה. חברת ההובלות יששכר שיקללה את כל השיטות ומאמצת את כל המשאבים הנדרשים תחת לחץ, בזמן רציף ארוך ובשעות עבודה לא מקובלות, על מנת להבטיח את העברת כל חברת ההייטק בסוף שבוע אחד למיקום החדש.
חברת הובלה עם פנים ללקוח
ציוד רגיש – השמירה על הציוד היקר והרגיש (בין בהובלתו, בין בפירוק וההרכבה) מחייב זהירות יתרה. מספיק שרת אחד ששבק והנזק הוא כבד מאוד. הובלת חברות הייטק מצריכה ידע, רגישות ונכונות למאמץ בלתי נלאה לעבודה זהירה ועדינה בכל הקשור לציוד מחשבים, שרתים, ארונות תקשורת ומעבדות החייבים להיות בסביבה סטרילית יחד עם אריזה ועטיפה מיוחדת ובעזרת מנופים הידר-חשמליים.
אומנות הובלת חברות אלו לא התגבשה ביום אחד ולא תוכל להתקיים יש מאין. כל המקצועיות והמוניטין של החברה נובע מניסיון אדיר, במשך שנים רבות ומלאות באין ספור הובלות שנעשו, תוך כדי השתפרות מתמדת ועל כך יעידו הממליצים עלינו.
שיטות העבודה כוללות עגלות שינוע מיוחדות, הדרכת צוות עובדים המתמחים בטיפול בציוד היקר וליווי ראשי צוותות לכל מחלקה תוך עמידה בלוח זמנים המדורג בשלבים. תכנון דרכי גישה, סימון מוצרים וציוד במדבקות בולטות לפי מספור וצבעים המציגים ויזואלית כל צבע לקומה, כל מספר לעמדה וכדומה, על מנת שכל פריט ציוד יגיע לעמדתו החדשה בחברה. סידור הציוד במשאיות לפי סדר הרכבתו במשרד, ולפי בניית תקציב מוקפד.
חברות עם דרישות גבוהות
היערכות מוקדמת - למידת כל תהליך הובלת החברה ע"פ צרכי הלקוח ע"י מנהל הפרויקט וליווי הצמוד של התהליך עד לסיומו. בניית תוכנית עבודה ולוחות זמנים, הגדרות תקציב, כח אדם, מספר משאיות הובלה ומנופים הנדרשים, חומרי אריזה וחלוקה לשלבי ביצוע ההובלה בשרשרת.
הדרכת כל עובדי ומנהלי חברת ההובלות ע"י מנהל הפרויקט, הסברת מהות העבודה, דגשים מיוחדים להובלת החברה הספציפית, היכן נקודות התורפה של החברה, חלוקה לצוותים ולתחומי אחריות. מי אורז, מי מוביל, מי מתפעל מנופים, מי מסמן מוצרים, מי מקבל וממיין במיקום החדש ועוד.
חלוקת המטלות בכל שלב ביצוע - לא עוברים לשלב הבא עד שלא מסיימים את השלב הקודם. מינוי אחראים לכל אזור\קומה\מחלקה בחברה. השארת ממומנים במיקום הישן ובמיקום החדש למניעת גניבות. פיקוח ואשרור השלמת כל תהליך בפרויקט לשביעות רצון הלקוח ודיווח לחברה על ההתקדמות הנעשית בשטח.
