להתמחות בענף העסקים ישנה חשיבות רבה בכל הקשור לבזבוז זמן וכסף להתנהלות כושלת ולעבודה מרושלת יש מחיר. כל אחד מחפש הכי טוב והכי זול לעיתים זה דבר והיפוכו לפעמים יש מפגש בין השניים, שיש התנגשות כל לקוח מקצין לכיוון מסוים לפי כיסו וכעסו אבל לכל התחלה יש סוף ולעיתים חסכון מוביל לגירעון.
כדאי וראוי להאציל סמכויות בחברה
חשבו בצורה הכי טובה לעסקים אם כל עובד אוהב לחוש חלק מתהליך בארגון. למה לא לנצל את ההון האנושי לנתינת אחריות ומשימות עסקיות שונות לאנשים מתאימים. התחילו בקביעת פגישה מרכזית ובה פרטו אודות המעבר ויתרונותיו.
פרקו לגורמים והרכיבו מחדש טוב יותר
הגדירו ראשי צוותים למשימות שונות ואפשרו להם לנהל את התהליך. צוותים שונים יכולים לקחת חלק פעיל בניהול תהליכי מעבר השרתים והציוד האלקטרוני, העברת ציוד המטבח ותכולת הארונות, היכרות עם המשרדים החדשים והנחיית המובילים למקומות הנכונים ביום המעבר, אחריות על תהליכי הובלות המדיה והמרכזייה הטלפונית ועוד.
לכל הצוותים קבעו מסגרות זמן ואבני דרך עסקיות ומדידות לדיווח אובייקטיבי, הקפידו להשאירם מעודכנים בתהליכי הכנת המשרדים החדשים וערכו סיורים מקדימים למקום, על מנת לאפשר "נחיתה רכה" ככל הניתן.
פרסמו ועדכנו את השותפים לעסקים
הבנקים אינם יוצאים מן הכלל ומומלץ להקדים ולהודיע בדבר כתובת העסקים החדשה, שכן זו תודפס מחדש ע"ג פנקסי הצ'קים. ידעו גם את חברות הביטוח, אשר יבקשו להגדיר את ערכו של המשרד החדש, על ידי שירות שמאי ביטוח מקצועי.
בנוסף יש לעדכן את חברת השמירה על ההובלה ולהתקין במקום החדש את מערכת המנע והאזעקה ולקשרה למוקד ולהיערך מבעוד מועד כך שביום אחד לפחות לפני ההובלה היא כבר תפעל, אל תתנו לתקלה לא צפויה להפתיע אתכם.
כל טלפון וכל מכתב צריך להגיע ליעדו
הקפידו לשנות את הכתובת העסקית החדשה שלכם באתר האינטרנט של החברה, בו תציינו את כתובתכם הישנה בסוגריים תוך ציון "לשעבר", דרך טובה נוספת להפיץ את בשורת המעבר הינה הוספת כתובת העסקית החדשה לחותמת הדיגיטאלית המצורפת לכל דוא"ל יוצא.
עדכנו את המענה הקולי של המרכזייה הטלפונית, את כרטיסי הביקור ואת שירותי המידע של חברות התקשורת השונות כגון 144 של בזק על מנת לא להפסיד חלילה לקוחות עסקיים פוטנציאלים.
כמובן, מומלץ שלא לשכוח ליידע את סניפי הדואר, ולשכור שירותי העברת מוצרי דואר (עקוב אחרי) מכתובתכם הישנה לזו החדשה, לתקופה של שנה לכל הפחות.
השתמשו בכל הכלים העומדים לרשותכם
הפעילו קשרים, חפשו איך העסק שלכם יכול לתרום לחברת ההובלה (הטבה הדדית) על מנת להפחית את העלויות של הצעת המחיר, קבלו שירותי אאוט-סורסינג כדוגמת טלפנים, שליחים, הנהח"ש ועוד על מנת לתמוך בכם במהלך התקופה. נסו לארגן את העובדים לימי חופשה מרוכזת לניצול היעדרות מהפעילות השוטפת של העסק.
בעל חברה - זמנך יקר!
זו נקודת המוצא ולכן חשוב לנו שתדע:
אנחנו נעשה הכל כדי לחסוך לך זמן וכסף
Time Is Money
אין דרך אחרת לומר זאת אך בעסקים כמו בעסקים, משך ביצוע פרויקט המעבר זה בזבוז זמן. תהליך ההכנה, האריזה, ההובלה, ההתמקמות והארגון מחדש גובה ממך מחיר יקר של הפסקת התפעול השוטף.
כדי להעניק את השירות העסקי הטוב ביותר, חברת הובלות טובה חייבת להקפיד על זמן הביצוע המינימאלי, תוך שמירה על זהירות מקסימלית.
Against The Clock
במיוחד בחברות hi tech\low tech עובדי ההובלות חייבים לעבוד סביב השעון כדי להשלים את הפרויקט כמה שיותר מהר כדי שתוכל לחזור לשגרה ולהמשיך מהמקום שבו הפסקת, אתה, ההנהלה, החברה, העובדים, הייצור, המכירה, השיווק בקיצור ה-כ-ל ! לכן על המובילים לעשות כל שביכולתם להתכונן, ובתוך כך:
- • היערכות מוקדמת וגיוס כל כח האדם והמכונות למשימת המעבר ליום מרובה שעות
- • בחינת תנאי השטח מבעוד מועד וידיעת המגבלות של מעליות מעברים משקלים וכו'
- • בירור צרכי החברה ודרישות ההנהלה והכנת תכנית עבודה מסודרת להובלת החברה
- • הדרכת העובדים וחלוקת משימות משנה שכל עובד יבוא מוכן וישר יתחיל במשימה
שורה תחתונה: הבטחת דד ליין – ציון מועד גמר עבודה FIX בהסכם הזמת שירותי ההובלה לעסק.
Hold Your Horses
אוקי, מהירות היא שם המשחק אבל מה בקשר לזהירות, האם כאן טמון הקאצ'? אם אתה נמנה על הסוברים כי "החיפזון מהשטן" אתה צודק לחלוטין. מהירות היא רק חצי מהמשוואה, אין טעם למהר אם יש נזקים! לכן חברת הובלות עסקיות חייבת לעמוד במשימה תוך יישום שלוש שיטות עבודה בסיסיות:
- • שמירה מקסימאלית בעזרת ידיים זהירות וראש גדול בליווי של מנהלי הצוותים
- • אריזה ייעודית ומקצועית עם חומרי האריזה החזקים והאיכותיים ביותר להובלה
- • ציוד משלים כגון מנופים רצועות משא, רמפות, מיכון ידני עגלות מרופדות ועוד
שורה תחתונה: הבטחת איכות – סעיף מפורט בהסכם לגבי ביטוח ואחריות מלאה על כל היזק.
הבטחות צריך לקיים
כל כך מתסכל לסמוך על מישהו ולבסוף לגלות שזה היה גדול עליו. לא לכל חברה יש מוסר והוגנות לדחות רווח כספי, אך מה שקורה בפועל זה "Bite Off More Than You Can Chew".
כדאי שהכל יהיה ברור ומובן, בלי הפתעות במחיר ההובלה, בלי אי אלו הבנות כאלה ואחרות או תוספות שמתגלות כלא כלולות גם אם זה לא נעשה בזדון ואלו כללי המשחק רק שלא ידעתם על קיומם עד רגע הופעתם.
מסקנה: ההצעה חייבת להיות מפורטת ככל האפשר כאשר יש להתחשב בכל הדברים הצפויים ושאינם צפויים, אשר ימנעו אי אלו נעימויות ומקור למתחים או תביעות משפטיות. Good Fences Make Good Neighbors אם תרצו.
אחים יששכר חוסכים לך זמן
אחת מהאג'נדות החשובות שלנו היא מהירות העברה בזהירות ובמקצועיות על מנת לחסוך לכם זמן יקר. בכל פעם מחדש אנו נדרשים לעמוד בציפיות ובכל פעם אנו שמחים שלא אכזבנו כפי שמעידים עלינו מיטב החברות והעסקים המובילים בארץ.
שורת המחץ: רק חברת הובלה גדולה מנוסה ורצינית כמו אחים יששכר יכולה להבטיח לך עמידה במשימה וקיום כל ההבטחות אחד לאחד
מה הכי כדאי לעשות בשיפוצים: לסגור ? לפנות? או לעבוד תוך כדי?
להובלת עסקים יש כמה פנים:
- • עסקים שחייבים להמשיך בעבודה שוטפת גם בזמן השיפוץ
- • עסקים שנסגרים טוטאלית עד לפתיחתם מחדש לאחר ההתארגנות
- • הובלת כל אגף בנפרד שלב אחר שלב "תוך כדי תנועה"
זהירות, עסקים בשיפוצים
זה נשמע כל כך אטרקטיבי ונחוץ לעשות ארגון מחדש בעסק כולל ריהוט מתאים, עמדות נוחות לעבודה, שדרוג הנראות, הכניסה, התשתיות, מיתוג מחדש וייצוג הולם לעסקים בתנופה. אך גם בתהליך שדרוג יש נפילות ועלינו להיות עם יד על הדופק לגבי הדברים שאנו יכולים להיות אחראיים עליהם לפחות במידה מסוימת.
הובלת ופינוי עסקים יכולים לגרום ל 3 דברים:
- • איבוד קהל לקוחות שמגיע עצמאית בלי להודיע רואה שהמשרד סגור ומחפש מוצא בחברה אחרת
- • ירידה בכושר אספקת חומ"ג או שירותים לעסקים וויתור על נפח הזמנות שיפגע בחודשים הבאים
- • הוצאה לחופשה מאולצת של העובדים והמשך תשלום משכורות בלי קבלת התפוקה הסטנדרטית
- • תשלום והוצאות הובלה שיפוצים ואישורים המצטברים בחודש שההוצאות גדולות מההכנסות
הובלת פינוי
הובלת הפינוי יכולה להיות לכל מקום זמני שתבחרו על מנת להמשיך לנהל את החברה שלכם ממקום שמאפשר זאת, בשאיפה לזמן הקצר ביותר הניתן כדי שתוכלו להמשיך להרוויח בתקופה זו מבלי להיפגע כלכלית. לכן, עוד לפני המעבר והפינוי עצמו, חשוב לתרגל על יבש את כל הסיטואציות העסקיות השוטפות בזמן שיגרה ולראות שאתם מסוגלים לעמוד במשימה.
הובלה חזרה
הובלת עסקים לאחר שיפוץ צריכה לכלול 3 מרכיבים חשובים: לדעת לסדר במהלך העבודה כל דבר במקומו בעדינות הנדרשת, להרכיב את כל הרהיטים בסבלנות ובדייקנות על ידי בעלי מלאכה מנוסים ולדאוג ששום פריט לא יינזק במהלך השינוע של הציוד אל הבניין ובתוך העסק עצמו.
האם יש פתרון אחסנה זמני ואיפה הכי משתלם לאחסן את התכולה?
אחסנת בית העסק בזמן השיפוץ.
כיום יש מקומות רבים המאפשרים אחסנה לטווח קצר או ארוך, מחסנים להשכרה בנויים בדרך כלל לפי גדלים שונים המקנים גמישות לחברת האחסנה ובד בבד לעסקים שונים עם תכולה וציוד בנפח שונה ועם צרכים שונים לקבל בדיוק את הסטנדרט הרצוי עם השירות המיטבי והגישה המרבית.
חברת אחסנה טובה לדוגמא היא חברת אחים יששכר המציעה מתקני אחסון עם שטחים פתוחים או מחסנים פרטיים סגורים במבנה, בין באפסון על גבי מדפים, על הקרקע או על משטחים, מתקני האחסון נמצאים בכמה מוקדים בארץ עם אפשרויות רבות לעסקים, חנויות, יבואנים, חברות וארגונים לשמירה קפדנית יחד עם שירותי מלגזה, הובלה, אריזה, מנופים, סבלים וביטוח משלים.
תכנון מוקדם והתארגנות מראש.
חברה לא סוגרים ביום אחד ולא משפצים ביומיים, הובלות גם הם לא משהו שמתכננים בדקה ה-90. הדבר הכי צפוי שיקרה במהלך שיפוצים הוא שיתרחשו מקרים בלתי צפויים... הכינו את בית העסק לסגירה ממושכת, נתבו הזמנות, השכירו מקום חילופי, קחו בחשבון שיהיו התעכבויות נוספות והפתרון האידיאלי לסגירה חלקית וזמנית של עסקים הוא אחסנה במחסנים להשכרה. כך תוכלו להיות בטוחים שכל התכולה במקום שמור ובטוח, כל מה שאתם צריכים זה לפנות הכול למחסן בפעם אחת והובלה אחת חזרה לאחר השיפוץ.
דגשים להובלות עסקיות למחסן וחזרה.
- • בכל הקשור להעברה גם בהלוך וגם בחזור הקפידו על ביטוח הובלות המותאם לכיסוי עסקים בסכומים גדולים, ובכל הקשור לתקופה של בין לבין וודאו שיש ביטוח אחסון תכולה וציוד במחסנים – אלו 2 ביטוחים נפרדים ב 2 פוליסות נפרדות.
- • דרשו חוזה המכיר בהפסד עסקי כתוצאה מעיכובים בביצוע ההעברה + וודאו שבחוזה האחסון תתאפשר אחסנת העסק ללא התחייבות בזמן (מינימום או מקסימום) ללא קנסות יציאה וללא אותיות קטנות
- • הזמינו הובלה חזרה מהמחסן רק לאחר הסיום ורק לאחר שאתם מוודאים שכל התשתיות עובדות ופועלות היטב כדי שהחפצים לא יפריעו לכם או לבעלי המקצוע לעבוד כמו שצריך, עדיף להגיע יומיים אחרי מאשר יומיים לפני...
- • "בעסקים זה הכול משא ומתן" התעקשו שכל האקסטרות יהיו כלולות בלי תוספות ובלי התחשבנויות קטנוניות, מחיר פיקס מובטח מראש מונע כל מיני תוספות של הרגע האחרון או בכל התעכבות בלתי צפויה במהלך העבודה.
- • הכי טוב זה לעשות את ההובלה חזרה לעסק עם אותה החברה (ואותו הצוות בחברה) שבה בחרתם להוביל את הדברים למחסן, אם יקרה נזק או תתגלה בעיה "שפותחים את הקרטונים" האחריות תיפול בין הכיסאות וכל חברת הובלה תאשים את השנייה, הכי חכם זה לסגור מחיר הובלת יציאה (מהמחסן) בהנחה מראש כבר במחיר הובלת כניסה
מה סדר השלבים הנדרש או הלו"ז הכרונולוגי שהעסק צריך לתכנן?
הובלת חברות גדולות, משרדים ועסקים עלולה להיות פרויקט יקר, ארוך, מסובך ורווי מכשולים. הן בשל ריבוי ציוד ותכולה עדינה ויקרה הן בשל ריבוי עובדים וסיווגים והן בשל הרצון לשמור על רצף עבודה והמשך מתן שירותים בזמן מעבר החברה.
תכנון העזיבה שנה עד שלושה חודשים לפני
על מנת להקל ככל הניתן על תהליך ההובלה ולאתחל את העבודה במשרדים החדשים מוקדם ככל הניתן.
ככלל, בהתחשב במגוון האילוצים, ההמלצה הרווחת היא שלגבי הובלות חברות קטנות או משרדים עד 30 עובדים תכננו מינימום שלושה חודשים מראש ולגבי הובלת חברות גדולות או עסקים מרובי כח אדם, כמו בדוגמא שפה, מומלץ לתכנן את תהליכי המעבר השונים כשנה מראש.
תכנון המקום החדש והתאמת העסק למרחב
כשמדובר בהובלות עסקיות, לפני הכל חשוב להכיר את המעון החדש שאליו תעברו: תכנון אדריכלי של המקום, מיקום שולחנות העובדים לפי המשרדים השונים ועוד. בהעברת עסקים קטנים יש חשיבות לניצול המרחב ולכן קיבעו פינות עבודה כגון עמדת הדפסה ופקסים או ארון ניירת ארכיון וכמובן הגדרת מיקום המטבחון:)
מומלץ להכין מפרט דקדקני ביותר בכל הנוגע לתקעי החשמל, נקודות התקשורת, שטחי השרתים ומקורות האחסון השונים. בהמשך, חקרו את המשרד הנוכחי בכל הנודע למיקומים שאינם נכונים הקיימים בו כיום (במעון הישן) והביאו למניעת חזרת השגיאות במשרד החדש.
תכנון ההובלה יחד עם המוביל ותכנון הפרטים הקטנים
עדכנו את צוות המובילים בתוכניות העסקיות שלכם לגבי המשרדים החדשים והביאו בפניהם דגשים שונים לייעול תהליך המעבר וקביעת המקום המדויק לכל אלמנט עסקי במשרד כך שכבר בשלב האריזה תודבק מדבקה על כל קרטון\חפץ המכווינה להיכן הוא שייך ובאיזה פוזיציה. דבר זה מונע סרבול מיותר, בזבוז זמן בסידור הקרטונים מעמדה לעמדה והעלמות מסתורית של חפצים.
עדכנו את הלקוחות עדכנו את הספקים עדכנו את כולם...
היות שעסקים אינם מתקיימים ללא לקוחות\שותפים וקשרים עם חברות עסקיות נוספות, מומלץ להקפיד הקפדה יתרה בדבר יידוע מוקדם ומפורט ביותר לגופים השונים. לכן, עליכם להיות אחראיים ולידע את כל הלקוחות שלכם לפחות חודש טרם המעבר על ידי שליחת מסרונים ודוא"ל. אם יש צורך, קבעו פגישת עסקים קצרה עם הלקוחות המשמעותיים ביותר עבורכם.
עדכנו מסמכים ורשויות ובעיקר את עצמכם בדיגיטל ובניירת
הכינו מראש ניירת עסקית מעודכנת ובה מפת הגעה בנוסף לכתובתכם הפיזית החדשה וכל פרטי הקשר הנוספים הרלוונטיים. עדכנו את אתרי האינטרנט והרשתות בטלפונים ובכתובת החדשה, עדכנו את רואה החשבון מס הכנסה מעמ וחברות התקשורת השליחויות וכו, לאט לאט בסבלנות ובפדנטיות אל תשכחו אף אחד.
